Office Manager

Published on 26 July 2018

HCGB Advocaten is een gespecialiseerd Antwerps advocatenkantoor van een 12-tal advocaten, gelegen in het centrum van Antwerpen, vlakbij het Justitiepaleis. Ons kantoor is op zoek naar een Office Manager. Takenpakket: Je bent verantwoordelijk voor de algemene organisatie van het kantoor, waarbij je het dagelijkse reilen en zeilen opvolgt. Je stuurt twee collega’s aan en zorgt samen met hen voor volgende zaken :

  • Aanspreekpunt zijn voor cliënten en contacten, zowel telefonisch als op kantoor;
  • Telefoons beantwoorden en opvolgen;
  • Punctueel agendabeheer en de opvolging ervan;
  • Behandelen van uitgaande en inkomende briefwisseling;
  • Voorbereiden en finaliseren van documenten, stukkenbundels;
  • Voorbereiden en finaliseren van ereloonstaten;
  • Opvolgen formaliteiten in kader van GDPR;
  • Kopiëren, klasseren en archiveren (elektronisch/papier);
  • Organiseren van meetings;
  • Beheer van de website;
  • Aankoop van kantoormateriaal;
  • Organisatie van kantooractiviteiten;

Je bent verder ook verantwoordelijk voor de facturatie, de dagelijkse boekhouding en voor de communicatie met de externe boekhouder van het kantoor.

Profiel:

  • Je hebt relevante werkervaring als office manager, ervaring in een advocatenkantoor is een troef; -Je bent Nederlandstalig en hebt een uitstekende kennis van het Frans (zowel schriftelijk als mondeling);
  • Je hebt een goede kennis van de MS Office-toepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, ...). Kennis van Kleos is een pluspunt;
  • Je werkt zeer nauwkeurig en zelfstandig;
  • Je bent communicatief en discreet;
  • Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden;
  • Je bent een leider, maar tegelijk ook een teamspeler;

Wij bieden:

  • Aantrekkelijk salaris aangevuld met maaltijdcheques.
  • Ons kantoor is zeer goed bereikbaar met het openbaar vervoer.
  • Indien u met de wagen komt bestaat de mogelijkheid tot het bekomen van een parkeerplaats op parking Gerechtshof.
  • Deeltijds werken is bespreekbaar.

Interesse of meer informatie gewenst?

Stuur uw motivatiebrief met CV per e-mail aan k.somers@hc-advocaten.be en laat ons weten hoe wij u mogen contacteren. Alle kandidaturen worden uiteraard discreet behandeld.